Pengertian Surat, Syarat-Syarat, Jenis dan Fungsi Surat
Pengertian Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi dalam media kertas. Seiring perkembangan jaman dan teknologi, kini surat-menyurat dilakukan melalui media elektronik, seperti e-mail.
Syarat – Syarat Surat yang Baik
Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut.
1. Surat disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengertian yang betul, jelas, bersih, dan rapi.
- Pemakaian kertas yang sesuai dengan,
- Ukuran : Kuarto berukuran 21 x 29 cm.
- Jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas Onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan.
- Warna : Putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tembus untuk perbal, biru muda kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
Isi surat yang ringkas, jelas, dan mengandung makna eksplisit akan menguntungkan kedua pihak, yaiut penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
3. Pengunaan bahasa yang benar dan baku
Bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya akan memudahkan komunikasi atau penyampaian pesan. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.
Jenis – Jenis Surat
Jenis – Jenis SuratSurat terbagi menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut.
1. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya
- Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan ini berisi pemberitahuan kepada banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi. - Surat Perintah
Surat Perintah merupakan surat yang diberikan kepada pihak tertentu untuk melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut. - Surat Permintaan
Surat permintaan, surat yang isinya meminta informasi lebih detail mengenai barang atau jasa yang ditawarkan. - Surat Peringatan
Surat peringatan merupakan surat yang bertujuan untuk mengingatkan kesalahan seseorang di suatu instansi. - Surat Panggilan
Surat panggilan merupakan surat yang bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara personal maupun organisasi. - Surat Susulan
Surat Susulan merupakan surat sebagai penegasan dari surat yang pernah dikirim sebelumnya. - Surat Keputusan
Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu organisasi atas dasar pertimbangan. - Surat Laporan
Surat laporan merupakan surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain. - Surat Penawaran
Surat penawaran umumnya surat ini berhubungan dengan jual-beli barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran spesifikasi dan harga.
2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya
- Kartu Pos
Kartu pos merupakan surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim melalui pos. Biasanya berukuran 10×15 cm. - Warkat Pos
Warkat Pos merupakan surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat seperti amplop. - Surat Bersampul
Surat Bersampul merupakan surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop. - Memorandum dan Nota
Memorandum dan nota merupakan surat yang digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi/ meminta informasi antar pejabat kantor. - Telegram
Telegram merupakan pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan bantuan pesawat telegram.
3. Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya
- Surat Dinas
Surat Dinas merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer. - Surat Niaga/ Bisnis
Surat Niaga/ Bisnis merupakan surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha. - Surat Pribadi
Surat Pribadi merupakan surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang lain atau petugas lembaga.
4. Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima
- Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah lembaga. - Surat Edaran
Surat edaran merupakan surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan kepada seluruh masyarakat. - Surat Pengumuman
Surat Pengumuman merupakan surat yang pada umumnya ditujukan kepada sekelompok orang atau lembaga.
5. Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya
- Surat Biasa
Surat biasa meruapakan surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu dirahasiakan. - Surat Rahasia
Sebagaimana namanya, surat rahasia merupakan surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan saja. - Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia merupakan surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat agar tidak diketahui oleh orang lain.
6. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya
- Surat Internal
Surat internal merupakan surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama. - Surat Eksternal
Surat Eksternal merupakan surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang masuk melalui pengiriman pos surat.
Fungsi Surat
Berikut merupakan beberapa fungsi surat, antara lain:
- Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain.
- Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum
- Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan
- Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain
- Sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga pembuat surat yang menyampaikan pesan, informasi, atau misi, yang ingin disampaikan pada penerima
Demikian ulasan singkat mengenai pengertian surat, syarat, fungsi dan jenis-jenis surat. Semoga bermanfaat.