Pengertian Sekretaris, Jenis, Tujuan dan Tugas Sekretaris dalam Menjalankan Profesinya

Kamu pasti tidak asing dengan kata sekretaris, umumnya para wanita akan sangat senang untuk melamar pada pekerjaan sebagai seorang sekretaris, hal ini karena seorang sekretaris tidak memerlukan pekerjaan fisik yang berat dan berada di kantor-kantor sebuah perusahaan.

Pekerjaan yang satu ini umumnya menuntut kamu harus memiliki kemampuan dalam administrasi, memelihara dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur dan melaksanakan tugas administrasi tambahan, tergantung perintah yang diperintahkan oleh atasannya.

Berikut ini kita akan mengulas mengenai sekretaris.

Pengertian Sekretaris Menurut Ahli

Berikut dibawah ini pengertian sekretaris menurut para ahli, antara lain.

1). Hartiti Hendrato dan Tulus

Menurut Hartiti Hendrato dan dengan ikhlas menjelaskan bahwa pengertian sekretaris adalah orang yang membantu seseorang yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas jabatan..

2). M. Braum dan Ramon

Braum dan Ramon mengatakan bahwa sekretaris adalah pembantu seorang kepala atau pemimpin yang menerima dikte, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan atasannya tentang kewajiban atau perjanjian resminya dan melakukan banyak kewajiban lain yang terkait dalam rangka meningkatkan efektivitas manajemen mengenai kewajiban lain yang terkait untuk meningkatkan efektivitas kepemimpinannya.

3). Drs. Ig. Wursanto

Drs. Ig. Wusanto menjelaskan pengertian sekretaris merupakan pegawai yang tugasnya untuk membantu para pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinannya.

4). Betty Hutchinson Dan Carol Milano

Menurut keduanya, pengertian sekretaris adalah profesional, sebagai seorang profesional diharapkan dapat melaksanakan berbagai tugas kesekretariatan dengan kompetensi, amanah, jujur dan berkepribadian.

Jenis – Jenis Sekretaris

Adapun jenis dari sekretaris dibedakan atas instansi dari sebuah perusahaan atau keperluan dari seorang individu, berikut adalah jenis-jenis dari sekretaris. Wursanti memberikan pandangan bahwa sekretaris diantaranya, yaitu :

1). Sekretaris Organisasi

Sekretaris Organisasi juga dikenal sebagai sekretaris agensi, sekretaris perusahaan, sekretaris bisnis, sekretaris eksekutif. Seorang sekretaris organisasi ini selain mengemban tugas atas perintah pimpinan, juga mempunyai kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja di bidang kesekretariatan.

Adapun beberapa sekretaris yang kita kenali adalah sekretaris organisasi adalah sekretaris jenderal, sekretaris kabinet, sekretaris daerah, sekertaris dinas dan sebagainya.

2). Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang diberi gaji oleh seorang pribadi untuk membantu kerja pribadi tersebut dalam menjalanakan tugas kesehariaan baik pekerjaan kantor maupun kegiatan lainnya.

Dengan kata lain, sekretaris pribadi adalah seseorang yang diangkat dan digaji oleh seseorang, guna membantu pekerjaan sehari-hari seorang yang memberikan gaji kepadanya.

3). Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah pembantu pimpinan suatu perusahaan atau organisasi yang bertugas melaksanakan tugas jabatan bagi pimpinan tertentu.

Karena tugasnya melaksanakan tugas sebuah jabatan tertentu maka seorang sekretaris disini juga harus memiliki jiwa kepemimpinan juga, tidak hanya sekedar mengerti tugas dasar dari seorang sekretaris.

Tujuan Sekretaris

Adanya sekretaris digunakan untuk beberapa tujuan bagi organisasi atau perusahaan, selain untuk membantu para pimpinan untuk memudahkan koordinasi komunikasi juga ada beberapa tujuan lainnya, yakni :

1). Sebagai acuan utama bagi atasan atau pimpinan untuk merundingkan hal-hal yang menjadi permasalahan dalam menjalankan pekerjaan perusahaan atau organisasi.

2). Membantu/mendukung kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi.

3). Memastikan kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan dan bertanggung jawab atas kegiatan rutin yang diselenggarakan oleh perusahaan/organisasi dengan menyalurkan ilmunya.

4). Meningkatkan citra pimpinan.

5). Memperlancar kegiatan administrasi di kantor seperti menulis, mengetik, komputer, pengarsipan dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.

6). Memperkuat hubungan antara pimpinan dan bawahan dalam hal komunikasi, dengan kata lain sebagai penghubung antara atasan dan bawahan di perusahaan.

7). Media penyimpanan, perekam, pengingat kegiatan unggulan berupa penyusunan jadwal kerja harian di perusahaan atau organisasi.

Tugas Sekretaris

Berikut dibawah ini tugas sekretaris, antara lain sebagai berikut.

1). Perencana dan pengatur Rapat

Umumnya rapat pada perusahaan tidak hanya dihadiri oleh pimpinan direksi dan juga perwakilan devisi saja, seorang sekretaris juga akan hadir dalam setiap rapat penting perusahaan.

Memang, pada saat rapat seorang sekretaris tidak memiliki tanggung jawab untuk mengambil keputusan karena akan diputuskan pihak pimpinan direksi.

Tapi seorang sekretaris memiliki peran penting untuk dapat mengatur dan mencatat hasil dari sebuah pertemuan. Berikut ini adalah tahapan pekerjaan seorang sekretaris dalam kegiatan rapat.

Bersama dengan pimpinan menentukan dan merencakan rapat pada sebuah bidang ataupun dengan rekan kerja perusahaan.
Membahas agenda rapat dan menerima file final dari agenda rapat dari panitia penyelenggara rapat.
Menyebarkan agenda rapat.
Melaksanakan rapat dan mencatat segala bentuk hasil rapat.
Menyebarkan hasil rapat yang telah disetujui.
Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan dan mengingatkan keputusan rapat apabila belum dilaksanakan.

2). Memastikan syarat hukum

Berbagai persyaratan hukum harus dapat dipastikan oleh seorang sekretaris, sehingga dalam membantu dalam melaksanakan kegiatan yang ada seorang sekretaris dapat memberikan dokumen yang diperlukan mengenai syarat hukum yang ada. Hukum yang di pastikan adalah dokumen yang ada, apakah dokumen telah sesuai dengan hukum yang berlaku.

Dan harus dapat dipastikan bahwa setiap dokumen dan keputusan yang diambil jauh dari pelanggaran hukum perusahaan.

3). Memastikan pencatatan administrasi

Selain mencatat hasil rapat seorang sekretaris juga harus melakukan pencatatan administrasi. Sedangkan pencatatan administrasi pada organisasi dapat berupa, memastikan kontak karyawan dan manajer selalu up-to-date, mengarsipkan notulen dan laporan, dan menyiapkan berbagai jenis.

Selain itu, sekretaris juga perlu menyusun daftar nama dan kontak yang berguna bagi perusahaan, seperti investor, pemerintah, pihak, dan petinggi perusahaan lain.

4). Penghubung Komunikasi ke berbagai pihak

Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan komunikasi, kemampuan ini akan dapat memudahkan seorang sekretaris dalam menjalankan tugasnya.

Seorang sekretaris harus mampu membangun komunikasi yang baik kepada siapa saja baik internal maupun eksternal, mulai dari manajer, karyawan eksternal, pejabat perusahaan.

Bahkan terkadang kamu harus menjadi penengah komunikasi antara dua atau lebih pihak.Tugas sekretaris yang satu ini tentu saja tidak mudah.

Sehingga diharapkan kepada kamu yang ingin menjadi seorang sekretaris untuk dapat memulai memperbaiki pola komunikasi kamu kepada siapa saja.

Demikian ulasan kami mengenai pengertian sekretaris menurut ahli, jenis, tujuan, serta tugas sekretaris dalam menjalankan profesinya.

Semoga ulasan kami membantu, khususnya dalam memberikan pemahaman yang berkaitan dengan kinerja sekretaris. Terimakasih ya sudah berkunjung.