Pengertian Invoice, Jenis, Komponen, Fungsi dan Perbedaan Invoice dengan Kwitansi

Apakah istilah invoice masih asing ditelinga kamu? Wajar saja jika ya, namun ketidaktahuan tersebut harus menjadi alasan untuk belajar.

Sebab kali ini, kita akan mengulas mengenai pengertian invoice. Jadi simak ya!

Pengertian Invoice Secara Umum dan Menurut Ahli

Invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai surat tagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dimana invoice tersebut berisi rincian barang yang dibeli, harga satuan dan total harga serta tanggal pembelian.

Secara umum, pengertian invoice adalah suatu dokumen tertulis yang memuat surat penagihan utang. Kerangka ini diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai debitur. Sedangkan formatnya tidak jauh berbeda dengan faktur, yang berisi nama produk, harga yang harus dibayar dan tanggal pembelian barang.

Umumnya, invoice ini dibuat rangkap tiga, dimana yang asli menjadi arsip perusahaan. Sedangkan yang tiga rangkap diberikan satu untuk pembeli, satu untuk penjual, dan yang terakhir untuk arsip keuangan.

Pada umumnya invoice digunakan untuk transaksi dalam bentuk cicilan atau kredit. Selain kategori itu, yang termasuk biasanya dokumen biasa. Meski begitu, dokumen invoice tetap harus disediakan oleh perusahaan. Karena kita tidak tahu model transaksi seperti apa yang diminta pelanggan (pembeli).

1). Kamus Besar Bahasa Indonesia

Jika membuka KBBI, kita akan menemukan pengertian invoice sebagai daftar barang-barang konsinyasi yang disertai dengan catatan nama, jumlah dan harga yang dikeluarkan oleh penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan.

2). Sugeng Hariyanto

Menurut Sugeng Hariyanto, pengertian invoice adalah suatu catatan yang menjelaskan tentang barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Catatan ini dibuat oleh penjual dan biasanya dikirim ke pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan faktur jika pembayaran akan dilakukan secara kredit.

3). Andrian Sutedi

Andrian Sutedi berpendapat bahwa definisi invoice merupakan dokumen penting dalam perdagangan. Karena melalui data dalam invoice ini dapat diketahui berapa banyak wesel yang akan ditarik, besarnya pertanggungan asuransi dan pelunasan segala macam bea masuk.

Jenis – Jenis Invoice

Tentunya invoice ini terdiri dari beberapa jenis, yang bisa dipilih sesuai dengan fungsi yang diinginkan. Adapun beberapa jenis invoice adalah sebagai berikut!

1). Invoice Reguler

Invoice regular atau biasA adalah jenis invoice yang paling sering dan umum digunakan ketika melakukan transaksi sederhana. Dimana isi invoice sangat sederhana yaitu rincian barang dan jumlahnya, harga barang dan total harga.

2). Invoice Proforma

Invoice proforma bersifat sementara yang diberikan kepada pelanggan sebelum penjual mengirimkan semua barang yang dipesan oleh pelanggan.

Dengan kata lain, proforma invoice ini merupakan invoice pengganti saat barang dikirimkan secara bertahap. Ketika semua pesanan telah diterima oleh pelanggan, penjual akan mengirimkan faktur reguler untuk menggantikan invoice proforma.

3). Invoice Konsuler

Invoice konsuler ialah jenis khusus yang digunakan dalam perdagangan internasional atau kegiatan ekspor-impor.

Invoice konsuler harus memuat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara pengimpor atau pada perdagangan, kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor di negara pengekspor.

Komponen Invoice

Setiap perusahaan pasti memiliki format invoice yang berbeda-beda, biasanya disesuaikan dengan kebutuhannya.

Namun ada beberapa komponen yang harus dicantumkan dalam invoice agar informasi di dalamnya lengkap sesuai pesanan pembelian dari pelanggan.

Adapun beberapa komponen wajib dalam faktur adalah sebagai berikut:

• Nomor seri faktur
• Pesanan pembelian/nomor pesanan
• Kode nomor transaksi DO/F/F atau DO/F
• Detail barang
• Sub-Total
• Diskon “jika ada”
• Biaya pengiriman “jika ada”
• Biaya PPN
• Total biaya

Fungsi Invoice

Setelah memahami pengertian, jenis dan komponen dalam invoice, tentu yang menjadi pertanyaan adalah fungsi dari invoice itu sendiri.

Adapun beberapa fungsi invoice, terdiri dari:

1). Sebagai informasi barang/jasa yang dibeli konsumen.

2). Sebagai informasi jumlah tagihan dan syarat pembayaran yang harus dilakukan oleh konsumen.

3). Sebagai acuan yang sah apabila barang/jasa yang terdaftar akan dijual kembali kepada pihak lain.

4). Sebagai referensi yang valid dalam menambahkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan.

5). Dalam kasus tertentu, faktur dapat digunakan sebagai referensi yang sah sebagai faktur pajak.

6). Sebagai acuan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan

Perbedaan antara Invoice dan Kwitansi

Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual, berisi pembayaran tagihan untuk pembeli. Sedangkan kwitansi merupakan bukti telah terjadi suatu transaksi dalam hal penerimaan uang dari suatu kegiatan pembayaran barang.

Invoice berisi rincian transaksi seperti tanggal, rincian barang, biaya, total tagihan, juga mencantumkan nama penerima, nama penjual dan lain-lain. Sedangkan kwitansi sendiri biasanya hanya berisi bukti pencatatan pengeluaran uang dan bukti pencatatan penerimaan uang.

Singkatnya invoice dibuat untuk pembayaran tagihan, sedangkan kwitansi dibuat sebagai bukti transaksi yang telah dilunasi dengan tanda tangan.

Cara Membuat Invoice

Sudah tau ya, pentingnya invoice dalam sebuah perusahaan? Maka kita juga harus tahu cara membuat invoice, sebab sangat penting untuk meningkatkan integritas perusahaan.

Membuat invoice tidak begitu sulit untuk dilakukan. Pembuatan faktur mengakomodasi elemen-elemen dalam faktur sebagai berikut:

1). Kata ” invoice ” adalah nama atau judul dokumen atau tagihan

2). Nomor invoice harus unik sebagai referensi dari penjual ke pembeli. Dimana fungsi nomor invoice adalah digunakan untuk mengurutkan nomor tagihan atau tagihan konsumen/pembeli.

3). Nama dan kontak konsumen harus dirinci. Sebab nama ini sangat penting karena mengandung nama perusahaan atau konsumen perorangan.

4). Nama dan kontak penjual juga harus dirinci. Unsur penjual tentunya sangat penting, karena jika tidak ada penjual maka invoice tidak dapat digunakan.

5). Tanggal pembelian produk, tanggal atau waktu ini dibuat untuk mengetahui kapan pembelian barang atau produk yang dibeli oleh pelanggan.

6). Tanggal pengiriman invoice, tanggal ini dibuat untuk mengetahui kapan invoice jatuh tempo, dan pembayaran akan segera dilakukan.

7). Ketentuan pembayaran, termasuk didalamnya metode pembayaran, kapan pembayaran harus diterima, rincian pembayaran terlambat, diskon atau rabat untuk pembayaran awal dan sederet lainnya.

8). Deskripsi Produk, karena jika tidak ada deskripsi produk, maka informasi di invoice tidak lengkap.

9). Harga per unit atau harga per pcs, yang walaupun tidak wajib tetap cukup penting. Sebab jika ada harga per unit akan lebih baik lagi. Tujuannya adalah untuk mengkonfirmasi berapa biaya produk per unit yang dibeli dan berapa harga satuannya. Maka pembeli tidak akan bingung ketika melihat invoice yang diberikan.

10). Total biaya yang harus dibayar oleh pembeli, agar memudahkan pembeli mengetahui total harga yang harus dibayar.

Demikian ulasan kami mengenai pengertian invoice menurut ahli, jenis, komponen, fungsi, perbedaan invoice dengan kwitansi, lengkap dengan cara pembuatannya.

Semoga ulasan kami membantu, khususnya dalam memberikan pemahaman yang berkaitan dengan invoice. Terimakasih ya sudah berkunjung.