Pengertian Dokumen, Jenis-Jenis dan Fungsi Dokumen

Dokumen merupakan sesuatu yang tidak pernah lepas dari kehidupan sehari-hari. Hal yang satu ini sangat penting, terutama bagi para pekerja kantoran. Semua aktivitas membutuhkan sesuatu yang disebut dokumen.

Secara singkat dokumen dapat diartikan sebagai surat berharga yang tertulis atau tercetak yang fungsinya sebagai alat bukti atau keterangan. Isi dokumen ini misalnya dapat berupa biodata atau profil suatu perusahaan atau isi rekap keuntungan dan kerugian suatu perusahaan.

Untuk membahasnya lebih detail tentang apa itu dokumen, silahkan baca pembahasannya di bawah ini.

Pengertian Dokumen

Dokumen berasal dari bahasa Inggris dan Belanda, yaitu document yang menurut kamus besar bahasa Indonesia diartikan sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau sebuah keterangan, yang bisa terdiri dari jumlah dan jenis yang sangat banyak.

Karena memiliki jenis dan jumlah yang sangat banyak, maka biasanya perlu dilakukan penataan yang baik terhadap berbagai jenis dokumen tersebut, sehingga penyimpanannya akan lebih mudah, serta lebih gampang untuk mencari dokumen setiap saat.

Pengertian lain menyatakan bahwa suatu dokumen dapat diartikan berupa surat-surat atau benda-benda berharga, yang berisi hal-hal penting termasuk rekaman-rekaman dan dapat dijadikan sebagai alat bukti dalam upaya mendukung informasi agar lebih meyakinkan.

Rekaman itu bermacam-macam bentuknya, tetapi umumnya berbentuk surat-surat. Bentuk dokumen lainnya seperti rekaman suara, video, atau notulensi.

Menurut kamus kepegawaian, yang dimaksud dengan dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak, dan semua benda yang mengandung informasi pilihan untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, dan/atau disebarkan.

Dalam perkembangannya, pengertian dokumen sendiri mengalami banyak perkembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan bentuk fisiknya.

Dokumen memiliki banyak peran penting di segala bidang, bahkan sebuah dokumen dianggap sangat penting karena keterbatasan manusia itu sendiri. Misalnya dalam bidang hukum, dokumen informasi kejahatan seseorang merupakan hal penting yang tidak boleh dirusak sedikitpun.

Oleh karena itu banyak dokumen diperlakukan sangat istimewa. Kalaupun ingin mengirimkannya melalui ekspedisi pengiriman, dokumen tersebut harus diasuransikan karena “harga” dokumen tersebut sangat mahal.

Contoh lainnya adalah dokumen MOU antar perusahaan, dokumen kelulusan, dokumen kelahiran, dokumen kepemilikan kendaraan, dan dokumen lain yang “mahal” karena fungsinya.

Jenis – Jenis Dokumen

Ada banyak jenis dokumen. Jenis-jenis dokumen tersebut dapat dibedakan berdasarkan beberapa hal, yaitu dari kepentingan, fungsi, bentuk fisik, sifat dan dokumentasinya. Berikut penjelasannya.

1). Berdasarkan Kepentingannya

Berdasarkan Kepentingannya dokumen dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain.

a). Dokumen pribadi, adalah dokumen yang memuat kepentingan individu, contoh dokumen pribadi antara lain KTP, SIM dan Ijazah.

b). Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perdagangan, seperti surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran, misalnya cek, obligasi, faktur, kwitansi, saham, dan letter of credit.

c). Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan suatu peristiwa yang terjadi di masa lalu, dapat berupa catatan penting seperti rekaman film perjuangan, fosil, biografi hingga naskah proklamasi.

d). Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang berisi informasi tentang ketatanegaraan dari pemerintah itu sendiri, biasanya digunakan untuk membuktikan kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah, misalnya keputusan presiden, undang-undang, peraturan daerah, peraturan pemerintah dan perjanjian kerjasama antar negara.

2). Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan Fungsinya dokumen dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain.

a). Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan atau proses penyelesaian pekerjaan di kantor, terdiri dari tiga jenis, yaitu dokumen dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif.

b). Dokumen statis, adalah dokumen yang penggunaannya tidak langsung digunakan dalam proses pekerjaan kantor.

3). Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan Bentuk Fisiknya dokumen dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain.

a). Dokumen literer, adalah dokumen yang ditulis, dicetak, digambar atau direkam yang dikumpulkan di perpustakaan, seperti buku, majalah, dan film.

b). Dokumen korporil, adalah dokumen berupa benda-benda bersejarah seperti yang ada di museum, misalnya arca, patung, pakaian adat, keris hingga uang kuno.

c). Dokumen privat, dokumen berupa surat atau arsip, dokumen jenis ini disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan, misalnya seperti surat dinas, surat berharga, surat niaga hingga bukti laporan.

4). Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan Sifatnya dokumen dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain.

a). Dokumen tekstual, adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis, seperti buku, surat kabar, majalah, dan lainnya.

b). Dokumen non tekstual, adalah dokumen yang berisi beberapa tulisan atau teks seperti peta, gambar, grafik.

5). Berdasarkan Dokumentasinya

Berdasarkan Dokumentasinya dokumen dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain.

a). Primer, adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil satu atau beberapa penelitian asli langsung dari sumbernya, contoh paten, laporan dan tesis.

b). Sekunder, berisi informasi tentang bahan bacaan atau literatur primer, dokumen sekunder umumnya disebut dokumen bibliografi.

c). Tersier, adalah salah satu jenis dokumen yang berisi informasi dari literatur sekunder, seperti buku atau teks instruksional.

Fungsi dan Kegunaan Dokumen

Fungsio dokumen dapat diinterpretasikan dan digunakan dalam beberapa cara, seperti:

1). Digunakan untuk mencari informasi yang isinya berhubungan dengan isi dokumen dari beberapa pihak yang mencari dan membutuhkannya.

2). Digunakan untuk memastikan kebutuhan, keaslian, atau kebenaran informasi yang terkandung dalam dokumen.

3). Digunakan untuk menjaga dokumen agar tidak rusak aslinya.

4). Panduan yang terkait dengan menggambarkan jenis dokumen.

5). Sebagai pengganti penyimpanan dan pengarsipan dokumen fisik.

Salah satu contoh nyata fungsi dokumen dalam kehidupan nyata adalah dalam dunia penerbangan, khususnya dalam hal ini adalah bisnis kargo, dalam kelengkapan dan ketertibannya, dokumen menjadi elemen yang sangat penting.

Tidak berhenti sampai di situ, masih termasuk didalamnya jasa handling operator gudang, dan inilah yang membuat dokumen yang dihasilkan setelah selesai harus tersusun dengan rapi dan benar. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kebingungan.

Demikian artikel kami mengenai pengertian, jenis dan fungsi dokumen. Kami berharap ulasan kami dapat membantu, terutama dalam meningkatkan pengetahuan kamu mengenai dokumen. Terima kasih atas kunjungannya.