Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar

Surat menyurat dalam suatu instansi baik itu perkantoran, lembaga ataupun instansi adalah auatu hal yang tidak bisa dianggap sepele.

Pasalnya, tata persuratan merupakan bagian administrasi yang sangat krusial dalam sebuah Lembaga baik itu Lembaga kedinasan, perusahaan, maupun sekolah.

Semua surat yang ada harus tertata dan tercatat dengan rapi. Hal ini tentu saja bertujuann untuk memudahkanmu bilamana suatu saat dokumen tersebut diperlukan.

Oleh karena itu, setiap surat masuk dan keluar harus tercatat dengan benar, sehingga diperlukan yang namanya Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar.

Pengertian Surat Masuk dan Keluar

Nah, sebelumnya membahas mengenai buku agenda surat dan contohnya, kamu juga perlu tahu apasih surat masuk dan surat keluar itu?

Jadi, surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima baik dari instansi lain, Lembaga, organisasi, maupun perseorangan. Sedangkan surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirimkan kepada instansi, lembaga, organisasi maupun perseorangan yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas.

Selanjutnya, surat masuk dan surat keluar tersebut perlu dicatat dengan baik dan benar yaitu dengan menggunakan buku agenda surat.

Sebenarnya, untuk menangani surat masuk dan keluar ini dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

Namun pada kesempatan kali ini kami akan berfokus pada penangangan surat masuk dan keluar menggunakan buku agenda.

Pengertian Buku Agenda dan Fungsinya

Buku agenda ini merupakan suatu buku yang di pergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Buku agenda memiliki berberapa fungsi yaitu sebegai berikut.

1. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat.

2. Mempermudah dalam mengetahui jumlah surat masuk dan keluar dalam jangka waktu tertentu.

3. Untuk mengetahui penomoran surar keluar.

4. Membantu dalam melakukan pencarian surat.

Buku agenda sendiri dapat dibedakan menjadi 3 yaitu buku agenda tunggal / campuran, buku agenda berpasangan, dan buku agenda kembar.

Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar

Berikut kami berikan contoh buku agenda surat masuk dan keluar sesuai dengan jenisnya. Yuk simak !

1). Buku Agenda Tunggal

Buku agenda tunggal/campuran yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus berurutan pada tiap halamannya.

Pada buku ini pencatatan data surat masuk dan data surat keluar dilakukan berurutan pada kolom yang sama. Pembedanya hanyalah pada kode, M = menyatakan surat masuk, dan K = menyatakan surat keluar.

Contoh :

No. Tgl. Terima/Kirim Tgl dan No. surat M/K Dari/Kepada Perihal Lamp. Ket.

• 2 Februari 2022 1 Februari 2022,
  012/SK/II/2022 K Manajer Pemasaran PT Agung Sentosa,
  Jl. Kemayoran baru No. 45 Pesanan Perabotan kantor 1 (satu) Lembar Pembayaran via BCA
• 4 Februari 2022 4 Februari 2022,
  065/DG-FH/II/2022 M PT Jaya Wijaksana I,
  Jl. Perjuangan baru No. 374 Persahabatan karyawan 1 (satu) lembar –

2). Buku Agenda Berpasangan

Buku agenda berpasangan yaitu buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar dihalaman sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

Contoh:

Contoh Buku Agenda Berpasangan Surat masuk

No. Tgl. Terima/Kirim Terima dari Tgl dan No. surat Perihal Lamp. Diteruskan Kepada Ket. Kode Arsip

• 4 September 2021 PT. JAYA KARYA
  Jl. Pembangunan, No. 124 3 September 2021 Penawaran Harga Elektronik 3 Lembar Bagian Inventaris – M.P.1.2
• 10 September 2021 Kantor Cabang Inka Group Medan 11 September 2021 Balasan Kunjungan di kantor cabang Medan 2 Lembar Direktur Inka Group – M.K.2.5

Contoh buku agenda berpasangan surat keluar

No. Nomor surat Tanggal surat Dari Dikirim Kepada Perihal Lamp. Ket. Kode arsip

• 004/HD-JKB/II/2022 2 Februari 2022 PT. Jaya Karya baru,
  Jl. Cinta Damai I Manajer Pemasaran PT Agung Sentosa,
  Jl. Kemayoran baru No. 45 Pesanan Perabotan kantor 1 (satu) Lembar Pembayaran via BCA KP.2.2
• 011/SK/II/2022 4 Februari 2022 PT. Angin Ribut,
  Jl. Perdagangan II No. 231 Aprilian Ananta
  Jl. Karya baru No. 12 Surat Keterangan Pengalaman Kerja 2 (dua) lembar – KP.K.1.1.1

3). Buku Agenda Kembar

Buku agenda kembar yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar (masing-masing disediakan buku).

Satu buah buku khusus untuk mencatat data surat masuk – petugas pencatatnya bernama agendaris; dan satu buku lagi khusus untuk mencatat data surat keluar – petugas pencatatnya disebut verbalis.

Contoh buku agenda kembar
Format buku agenda surat keluar
No. Tanggal pembuatan M/K Surat Dari/Kepada Isi ringkas Ket.
Nomor Tanggal

• 13 Mei 2022 K 08/MBA-SSS/I/2021 10 Mei 2022 Senat Mahasiswa Universitas X
  Jl. Perjuangan No.123
  Telp. (021)7345645 Permohonan menjadi narasumber dalam seminar kepemimpinan 1 (satu) berkas
  Format buku agenda surat masuk
• 15 Mei 2022 M 054/JK.TEG/UD/2022 11 Mei 2022 PT. JAYA KARYA
  Jl. Pembangunan, No. 124 Penawaran Harga Elektronik 1 (satu) berkas

Itulah contoh dari buku agenda surat masuk dan surat keluar. Nah, sebenarnya untuk membuat format buku agenda surat masuk dan keluar ini tidaklah sulit, yang terpenting adalah jangan lupa mencatat setiap surat baik surat masuk maupun surat keluar di dalam buku agenda surat yang sudah dibuat ya!

Demikianlah informasi mengenai contoh buku aganda surat masuk dan keluar yang bisa kami berikan. Semoga artikel ini dapat membantumu dalam membuat buku agenda surat masuk dan keluar. Terimakasih telah singgah.